Face à une réalité administrative complexe, notre agence propose une approche innovante : transformer la contrainte en opportunité grâce aux solutions No Code.
La certification Qualiopi : un labyrinthe réglementaire pour les organismes de formation
Depuis 2022, la certification Qualiopi est devenue obligatoire pour tous les prestataires de formation souhaitant bénéficier de financements publics ou mutualisés. Cette certification implique le respect de 7 critères, 32 indicateurs et une documentation rigoureuse de l’ensemble des processus.
Pour de nombreux organismes de formation, particulièrement les petites structures, la complexité des obligations Qualiopi représente :
- Un dédale administratif difficile à appréhender
- Une multiplication des documents à produire et archiver
- Des processus de suivi chronophages
- Un risque permanent de non-conformité lors des audits
La puissance d’Airtable au service de ces défis
Notre réponse aux défis Qualiopi s’appuie sur une architecture intelligente combinant :
- Airtable comme plateforme centrale avec des interfaces personnalisées pour chaque rôle
- Documint pour la génération automatique de documents conformes aux exigences Qualiopi
- Make pour les automations et les intégrations avec des outils tiers
Cette architecture permet une couverture complète du parcours de formation avec une expérience utilisateur optimale.
Les interfaces Airtable : une expérience utilisateur sur mesure
L’un des grands atouts de notre approche est la création d’interfaces Airtable personnalisées adaptées aux différents profils utilisateurs. Chaque membre de l’équipe bénéficie d’une expérience digitale conçue spécifiquement pour ses besoins :
Interface Responsable Qualité
Nous concevons un tableau de bord dédié permettant :
- La visualisation en temps réel du taux de conformité pour chacun des 32 indicateurs Qualiopi
- L’accès direct aux preuves manquantes avec système d’alerte
- La préparation facilitée des audits avec export des preuves par critère
- Un système de rappel automatique pour les actions à mener
Interface Formateurs
Les formateurs disposent d’une interface simplifiée leur permettant de :
- Consulter leur planning de formation
- Accéder aux fiches apprenants de leurs groupes
- Remplir les évaluations et suivis pédagogiques
- Déposer leurs supports de cours avec versionnage automatique
- Réaliser l’émargement numérique conforme
Interface Administration
Le personnel administratif bénéficie d’un espace de travail optimisé pour :
- La gestion des inscriptions avec suivi du statut de chaque dossier
- La génération en un clic des documents administratifs (via Documint)
- Le suivi des financements et des conventions
- La planification des sessions de formation
- La gestion des ressources (salles, équipements)
Interface Direction
Pour les dirigeants, nous développons des tableaux de bord stratégiques offrant :
- Une vue d’ensemble des indicateurs de performance
- Le suivi budgétaire des actions de formation
- Les statistiques de satisfaction et d’insertion professionnelle
- Les indicateurs de conformité Qualiopi avec alertes préventives
La puissance des automatisations Airtable
Au-delà des interfaces, notre expertise permet d’exploiter pleinement les capacités d’automatisation natives d’Airtable :
- Notifications intelligentes : Alertes automatiques pour les échéances Qualiopi, les documents manquants ou les actions à mener
- Workflows de validation : Circuits d’approbation pour les documents sensibles avec traçabilité complète
- Calculs automatisés : Indicateurs de performance calculés en temps réel (taux de réussite, satisfaction, assiduité)
- Vues conditionnelles : Affichage dynamique des informations pertinentes selon le contexte
Impacts concrets sur votre certification Qualiopi
Notre approche No Code produit des résultats tangibles pour les organismes de formation :
- Gain de temps significatif : Réduction moyenne de 60 à 70% du temps consacré aux tâches administratives liées à Qualiopi
- Fiabilité accrue : Élimination des erreurs humaines dans la production des documents obligatoires
- Traçabilité parfaite : Historique complet de toutes les actions et modifications pour chaque preuve Qualiopi
- Préparation d’audit simplifiée : Capacité à produire instantanément toute preuve demandée lors des contrôles
- Conformité continue : Système d’alerte préventif garantissant le maintien permanent de la conformité
Le parcours complet de formation digitalisé
Notre solution Airtable couvre l’intégralité du parcours de formation :
1. Gestion du sourcing et des inscriptions
- Formulaires d’inscription personnalisés intégrés au site web
- Base de données candidates avec statut de traitement
- Trombinoscope généré automatiquement
- Communication automatisée avec les candidats
2. Organisation pédagogique simplifiée
- Planification visuelle des sessions de formation
- Attribution automatique des ressources (salles, équipements)
- Bibliothèque de contenus pédagogiques avec système de versionnage
- Suivi des présences et absences avec alertes
3. Suivi administratif Qualiopi-compatible
- Stockage structuré des preuves par indicateur
- Système d’alerte pour les documents manquants
- Génération automatique des documents obligatoires via Documint
- Préparation d’audit simplifiée avec export organisé
4. Évaluation et amélioration continue
- Questionnaires de satisfaction intégrés
- Analyse automatique des retours avec tableaux de bord
- Suivi des actions d’amélioration
- Indicateurs de performance calculés automatiquement
Pourquoi le No Code fait la différence
L’approche No Code que nous défendons chez Rouge le fil présente des avantages décisifs pour les organismes de formation:
- Interfaces personnalisées : Chaque utilisateur accède uniquement aux fonctionnalités dont il a besoin, dans une interface intuitive adaptée à son rôle.
- Agilité et évolutivité : Les applications évoluent facilement à mesure que les exigences Qualiopi se précisent ou changent.
- Autonomisation progressive : Nous formons vos équipes à l’utilisation et à la personnalisation des interfaces Airtable.
Notre méthode d’accompagnement en 4 étapes
Chez Rouge le fil, nous croyons que la technologie doit servir l’humain. Notre processus d’accompagnement se déroule en quatre étapes clés:
- Audit des processus : Nous analysons vos processus actuels et identifions les points de friction spécifiques face aux exigences Qualiopi.
- Conception des interfaces : Nous élaborons avec vous les maquettes des interfaces Airtable adaptées à chaque profil utilisateur.
- Développement et intégration : Nous construisons la base Airtable, développons les interfaces, intégrons les données existantes et configurons les automatisations et Documint.
- Formation et accompagnement : Nous formons vos équipes et vous accompagnons jusqu’à l’appropriation complète des outils.
L’approche humaine de Rouge le fil
Notre philosophie place l’humain au centre de la transformation digitale. Pour nous, la technologie no-code n’est pas une fin en soi, mais un moyen de :
- Libérer du temps pour les activités à forte valeur ajoutée (pédagogie, accompagnement, innovation)
- Renforcer les compétences de vos équipes par une montée en autonomie progressive
- Préserver la dimension humaine de la formation, en automatisant uniquement ce qui doit l’être
Notre objectif n’est pas de remplacer l’humain par des processus automatisés, mais de lui donner les outils pour exercer pleinement son expertise et sa créativité.