ACP La Manufacture Chanson

La Manufacture Chanson cherchait à simplifier et digitaliser l’ensemble de son processus de gestion des formations professionnelles, depuis les candidatures jusqu’à la mesure d’impact. Face à ce défi, nous avons développé une solution complète avec Airtable, transformant radicalement la manière dont l’établissement gère ses formations tout en assurant sa conformité aux exigences Qualiopi.

Missions

Développer un système complet de gestion de la formation professionnelle, du processus de candidature jusqu’à la mesure d’impact.

Après avoir écouté l’équipe décrire leurs processus de travail et leurs défis quotidiens, j’ai proposé de créer une solution no-code sur Airtable qui permettrait de :

• Centraliser la gestion des candidatures et le suivi des stagiaires
• Automatiser la génération des documents réglementaires Qualiopi
• Faciliter la communication entre stagiaires, équipe et intervenants
• Simplifier le reporting et la mesure d’impact des formations

Côté Airtable

Une base de données centrale rassemble toutes les composantes clés de l’activité de formation :

• Les candidatures et le processus d’admission
• Les différentes étapes de la formation
• La gestion administrative (devis, contrats, émargements)
• Les indicateurs de suivi et d’évaluation
• La documentation obligatoire pour la certification Qualiopi
• Le système facilite également la continuité pédagogique : d’un seul clic, les équipes peuvent consulter le parcours complet d’un stagiaire, reprendre le suivi là où il s’était arrêté, même en cas de changement d’intervenant.

Les interfaces personnalisées

Pour chaque type d’utilisateur, nous avons créé des interfaces dédiées :

• Portail de candidature pour les futurs stagiaires avec formulaires
• Tableau de bord de suivi pédagogique pour l’équipe formatrice
• Système d’évaluation automatisé pour les formations

Formation pour une autonomie totale

L’autonomie de l’équipe était une priorité absolue. Nous avons donc mis en place :

• Des sessions de formation adaptées à chaque profil utilisateur
• Un accompagnement personnalisé pendant la prise en main
• Une documentation détaillée des processus
• Un suivi continu pour l’amélioration et l’évolution du système

Résultats

• Conformité totale aux exigences de la certification Qualiopi
• Réduction significative du temps consacré aux tâches administratives
• Communication fluidifiée entre toutes les parties prenantes
• Vision claire et consolidée de l’impact des formations

De la contrainte à l’opportunité

Ce projet illustre parfaitement comment la transformation numérique peut transformer une contrainte réglementaire (Qualiopi) en levier d’amélioration globale. Au-delà de la simple conformité, La Manufacture Chanson dispose désormais d’un outil qui renforce sa mission pédagogique, libère du temps créatif pour ses équipes et valorise son expertise auprès des financeurs de la formation professionnelle.